Hur länge behöver man spara bokföring
Sidoordnad bokföring. Om företaget har avtal och viktiga handlingar som är av sådant innehåll att det anses ha särskild betydelse för företaget och dess verksamhet räknas dessa också till räkenskapsinformation. Överskådligt, åtkomligt och i ordnat skick — Räkenskapsinformationen ska vara lättåtkomlig och förvaras på ett överskådligt sätt. Är du nystartad eller vill du byta till Fortnox? En betryggande plats får inte ha ökad risk för brand, översvämning, stöld eller liknande.
Specifikation av balansräkningspost.
Vad gäller elektroniskt material behöver inte detta lagras fysiskt, men likväl betryggande. Om du överlåter eller delar uppdraget för den löpande bokföringen med en redovisningsbyrå eller annan uppdragstagare är denne skyldig att överlåta räkenskapsinformationen till dig, vilket ofta sker i samband med skifte av räkenskapsår eller bokslut. Grundprincipen för arkivering av bokföring är att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Arkivering av bokföring – hur länge, och i vilket format?
Bra, va? Exempel på sådana handlingar är beslutsprotokoll, företagsinteckningsbrev, pantbrev, aktiebrev, betalningsförelägganden och skuldebrev. Systemdokumentation och behandlingshistorik. Lagtexter och Bokföringsnämnden använder sig av benämningen Räkenskapsinformation för vad som omfattas av arkiveringsplikten. Med den nya regeln är det alltså tillåtet att spara räkenskapsinformation i ett annat format än det ursprungliga.
Förenklat årsbokslut. Skulle verksamheten överlåtas behåller överlåtaren i regel arkiveringsskyldigheten. Exempel: Om ert företag har bokslut , ska ni spara bokföringen fram till Ni kan rensa bort den räkenskapsinformationen dagen efter, det vill säga All räkenskapsinformation som kommer in till företaget, exempelvis fakturor och kvitton, ska alltid sparas i samma form som det tas emot. Med hjälp av e-fakturor och smarta funktioner för att ta emot bokföringsunderlag slipper du onödigt pappersarbete med oorganiserade pärmar och mappar.
Tänk dock på att det i slutändan är den fysiska eller juridiska personen som bolaget står i som bär det huvudsakliga ansvaret för arkiveringen, varpå det är viktigt att välja en redovisningsbyrå du känner förtroende för. Revisorer och myndigheter ska utan svårighet få tillgång till informationen vid behov. Hur länge behöver man spara bokföring och bokföringsunderlag? Du har fortfarande skyldighet att se till att räkenskapsinformationen inte riskerar att förändras eller försvinna när du digitaliserar den.
Läs mer om den nya regeln kring räkenskapsmaterial här.
Hur länge måste man spara bokföring?
Vad gäller kundfakturor är det företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas. Styrelse, VD eller den som i huvudsak har ansvarat för arkiveringen är den fysiska person som bär det yttersta ansvaret för att arkiveringen går till på korrekt sätt. Om bokföringen istället presenteras i pappersformat skall även fakturorna sparas i pappersform. För enskilda firmor är det du som fysisk person som är ansvarig för att räkenskapsinformationen bevaras.
Vad gäller juridiska personer såsom aktiebolag och handelsbolag är det i grunden den juridiska personen som står för ansvaret för arkiveringen. Den 1 juli moderniserades bokföringslagen för att anpassas efter den digitala utvecklingen. Effektivt och tidssparande, så du kan lägga mer tid på annat. Grund- och huvudbokföring. Skyldigheten att arkivera information uppstår så fort det finns någon räkenskapsinformation att spara, det vill säga i samband med att den första verifikationen kommer till.
Du vet väl om att Fortnox bokföringsprogram är helt molnbaserat, vilket gör att din bokföring lagras digitalt och säkert hos oss. Vilket format kunden erhåller fakturan i spelar således ingen roll. Kontor och villafastighet är normalt godtagbara förvaringsplatser. Du måste fortfarande spara informationen i sju år. Om bokföringen presenteras elektroniskt så ska fakturorna sparas i elektronisk form.
Handling m. Betryggande — Innebär att räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett sådant sätt att det inte riskerar att förstöras eller förkomma under normala omständigheter. Vilket innebär att kvitton, fakturor och andra handlingar som har överförts innan den 1 juli får kastas förutsatt att överföringen har skett i enlighet med kravet i bokföringslagen. Grundregeln är att all räkenskapsinformation ska arkiveras – normalt i sju år.
Enligt Bokföringslagen innehåller räkenskapsinformation sådana sammanställningar av uppgifter som avses i:. För skannade fakturor gäller tre år (läs mer om det nedan). Ändringen är retroaktiv. Detta innebär att du får kasta räkenskapsmaterial, som kvitton och fakturor, om du har sparat det digitalt — till exempel i ditt bokföringsprogram. För ett företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader.
Vem som ansvarar för arkiveringen skiljer sig åt beroende på vilken bolagsform du bedriver.